Foire aux questions
Assemblée Générale Extraordinaire
3 novembre 2024, 10h00

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Hyperlien pour l’AGEX: https://us02web.zoom.us/j/83200464759?pwd=X3nxOKUaLbW9E713elBfHx2n8aI2eE.1

Pourquoi tenir une Assemblée Générale Extraordinaire?
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Le conseil d’administration (CA) de la fédération doit être composé de 8 membres. (Article 26 des règlements généraux de la fédération disponibles sur le site web de la fédération en suivant ce lien.)
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Pour avoir quorum, au moins cinq (5) administrateurs doivent siéger lors d’une rencontre du CA. (Article 75 des règlements généraux de la fédération)
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Au cours de l’année 2024, quatre (4) administrateurs ont donné leur démission pour des raisons qui leur appartiennent. Les membres démissionnaires ne sont pas tenus d’expliquer au CA les motivations concernant leur décision. Il n’appartient qu’à eux de partager ou non les raisons pour lesquelles ils ont démissionné.
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Durant toute l’année 2023-2024, un poste est demeuré vacant au sein du CA. (Article 37 des règlements généraux de la fédération)
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Par conséquent, depuis le 9 septembre 2024, le CA de la fédération n’est composé que de trois (3) membres. Comme le quorum n’est plus respecté depuis, il est impossible pour le CA de prendre toute action ou toute décision.
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Lors de l’AGA du 29 septembre, il a été impossible de faire élire suffisamment de membres pour que le CA ait à nouveau quorum. Comme le CA est paralysé, nous devons tenir une assemblée générale extraordinaire pour remédier à cette situation.

Objectifs de l’Assemblée Générale Extraordinaire
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Combler les cinq (5) postes qui sont devenus ou étaient déjà vacants en 2024 à la suite des démissions.

De ces cinq (5) postes, deux (2) seront à combler pour terminer l’année 2023-2024. Ces deux nouveaux membres du CA ne seront donc en poste que pour la période entre l’Assemblée Générale Extraordinaire et la reprise de l’Assemblée Générale Annuelle dans quelques semaines (Date à confirmer).

De ces cinq (5) postes, trois (3) seront à pourvoir pour l’année complète à venir, donc jusqu’à la tenue de l’Assemblée Générale Annuelle de 2025.
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L’une des premières tâches des membres du CA après l’Assemblée Générale Extraordinaire, avant la reprise de l’Assemblée Générale Annuelle, sera de modifier les règles d’élection du président du CA (Articles 27 et 46) des règlements généraux afin qu’elles suivent les règles de gouvernance. (Article 8.3 du code de gouvernance pouvant être consulté en suivant ce lien.)
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Le conseil d’administration proposera aux membres lors de l’Assemblée Générale Annuelle la ratification des modifications aux articles 27 et 46 des règlements généraux.
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Lors de la première rencontre du CA suivant l’Assemblée Générale Annuelle, les membres du CA éliront le président. (Article 8.3 du code de gouvernance pouvant être consulté en suivant ce lien.)
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De ce fait, les membres actifs du CA actuel recommandent à l’assemblée de laisser le poste de président vacant lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire du 3 novembre 2024. Les membres actifs du CA actuel recommandent donc de combler seulement quatre (4) des cinq (5) postes en élection le 3 novembre.

Comment se déroulera l’Assemblée Générale Extraordinaire?
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Comme il est actuellement impossible pour le CA de mettre sur pied un Comité de mise en candidature (Article 31 des règlements généraux de la fédération), le dépôt des candidatures se fera pendant l’Assemblée Générale Extraordinaire, directement au président des élections lorsqu’il en fera la demande.
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L’éligibilité des candidats (Article 30 des règlements généraux de la fédération) sera demandée par le président des élections et vérifiée séance tenante par les trois (3) membres actifs du CA. Si un candidat devait ne pas répondre aux critères d’éligibilité, sa candidature sera rejetée. Les raisons du rejet d’une candidature seront expliquées.
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Afin de pouvoir exercer leur droit de vote lors des élections, les délégués des dojangs doivent répondre aux critères de l’article 67 des règlements généraux de la fédération.
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Les candidats élus devront, dans un délai de vingt-quatre (24) heures suivant leur élection, faire parvenir à maître Legros, avocat de la fédération, le formulaire d’autorisation de vérification des antécédents judiciaires (Article 32 des règlements généraux de la fédération). Le document à remplir est disponible sur le site web de la fédération en suivant ce lien.

Le document devra être transmis directement à maître Legros à l’adresse de courriel suivante : mlegros@loisirsport.qc.ca
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La procédure de votation se déroulera sur la plateforme Scutari et sera supervisée par la firme d’avocats de la fédération.
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Plus d’information sur la plateforme Scrutari en suivant ce lien.

Que se passera-t-il suite à l’Assemblée Générale Extraordinaire?
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Dans les jours suivant l’élection des nouveaux membres du CA, une date pour la tenue de la reprise de l’Assemblée Générale Annuelle sera annoncée.
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Les membres du CA vont se rencontrer rapidement afin de remettre en marche les choses courantes de la fédération et modifier les règlements généraux pour qu’ils suivent correctement les règles de gouvernance.
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Modifier les règlements généraux pour que le poste de président soit attribué lors d’une élection par les membres du CA et non par les délégués des dojangs lors de l’Assemblée Générale Annuelle.
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Modifier la définition « d’administrateur indépendant » suite à une recommandation juridique reçue plus tôt cette année par la fédération.
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Un appel de candidatures sera lancé par la fédération.
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Lors la reprise de l’Assemblée Générale Annuelle, quatre (4) postes seront en élection.
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Les deux (2) postes dont la charge se termine en 2024 comblés lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire du 3 novembre.
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Le poste d’administrateur de M. Nicholas Petrone.
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Le poste d’administrateur indépendant de M. Philippe Dauphin.
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À la suite de l’Assemblée Générale Annuelle, reprise des travaux par le CA pour relancer la fédération sur de nouvelles bases avec plus de transparence, d’écoute, de rigueur.